CONDITIONS GENERALES DE VENTE





  • Article 1 : Definition des termes utilisés

  • Extranet : service WEB permettant aux membres d'un copropriété, d'accéder aux versions numériques des principaux documents de leur copropriété, par Internet (mode SaaS). Par extension, service WEB d'aide à la gestion d'une copropriété par un Syndic.
  • Utilisateur : Membre de la copropriété, du Conseil Syndical, ou Syndic, utilisant les services de l'Extranet.
  • Navigateur : Logiciel localisé chez l'Utilisateur, permettant à celui-ci de disposer de l'Extranet, par interprétation des pages WEB transmises par le serveur de l'Hébergeur.
  • Données : Toutes les informations nécessaires à la gestion d'une copropriété, ainsi qu' au fonctionnement de l'Extranet.
  • Droits d'Accès : Informations disponibles en lecture, écriture ou téléchargement, en fonction de la nature de l'utilisateur, copropriétaire, Membre du Conseil Syndical ou Syndic.
  • Fichier d'Interface : Fichiers informatiques (au format CSV ou XML) contenant les Données.
  • Dématérialisation : Opérations consistant à générer les Fichiers d'Interface à partir des documents de la copropriété et des informations transmises par les Utilisateurs
  • Initialisation : Opération consistant à mettre à jour l'Extranet à partir des Fichiers d'Interface
  • Hébergeur : Société procurant les serveurs et les logiciels permettant le fonctionnement de l'Extranet, et sa mise à dispotion des Utilisateurs, par le réseau Internet
  • Site WEB : ensemble des pages WEB et des ressources (fichiers texte, image, base de données, etc...) dont l'interprétation ou l'exploitation par les serveurs de l'Hébergeur et le Navigateur de l'Utilisateur permettent - La réalisation des fonctions de l'Extranet
    - La présentation de la société Maitech
  • maitech.fr : Nom de domaine et adresse (url) du Site WEB de la société Maitech
  • Maitech : Société éditrice du Site WEB et exploitante de l'Extranet en mode SaaS.
  • Article 2 : Objet 

    Les CGV ont pour objet de décrire les conditions des opérations de Dématérialisation des documents de la copropriété, et d'Initialisation des données utilisées par les Extranets.
  • Article 3 : Identité

    Maitech est une société immatriculée au RCS de Bayonne, dont le Siège Social est 145 rue Du BOURG - 64520 - GUICHE, éditrice du Site WEB et exploitant son utilisation en mode SaaS (Software As A Service).
  • Article 4 : Dématérialisation des documents et initialisation de l'Extranet

    La prestation de dématérialisation a pour objet l'extraction des informations contenues dans les documents fondamentaux de la copropriété, en particulier le Règlement de Copropriété, qui contient les différents jeux de tantièmes (ou quote-parts) des copropriétaires. Les Fichiers d'Interface constituent le résultat de la procédre de Dématérialisation. Ils sont indépendants du logiciel d'exploitation (Extranet). Dans le cas où l'Utilisateur souhaite utiliser le service Extranet de Maitech, la prestation de Dématérialisation inclut l'Initialisation de celui-ci.
  • Article 5 : Droit d'auteur et propriété intellectuelle

    Le Site WEB, les logiciels de construction du site, l'ensemble des pages modèles (templates), les ressources situées chez l'Hébergeur à l'adresse "maitech.fr" (documents texte, image, base de données, etc...), constituent une oeuvre dont Maitech est l'auteur au sens des articles L111.1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.
  • Article 6 : Responsabilité de Maitech

    Maitech s'engage à délivrer les résultats de la Dématérialisation sous la forme des Fichiers d'Interface.
    Utilisation de l'Extranet de Maitech : à tout moment l' Utilisateur peut demander une restitution des données de la copropriété gérées au moyen de l'Extranet (cf RGPD ci-dessous), en fonction de ses Droits d'Accès, sous la forme des Fichiers d'Interface. En aucune circonstance Maitech ne pourra être tenu pour responsable de manière directe ou indirecte d’un quelconque préjudice causé à l'Utilisateur ou à un tiers du fait de l’utilisation de l'Extranet de Maitech.
  • Article 7 : Gestion des Données et RGPD

  • Cet article décrit la façon dont la société Maitech se conforme aux RGPD.
  • Licéité du traitement - Article 6 des RGPD :

    Le traitement n'est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie:

    a) la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;
    c) le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;

    Le Syndic est légalement tenu de la gestion de la base d'archivage (persistence, complétude, etc), de la comptabilité, des dossiers de mutations et de la gestion des Assemblées Générales. Pour ce faire, il doit pouvoir détenir un certain nombre d'informations sur la copropriété et les copropriétaires :

    - Quotes-part (ou jeux de tantièmes) de chaque copropriétaire :
    - Le compte de charge propre à chaque copropriétaire, permettant de suivre son règlement des charges, et d'effectuer certaines procédures comptables comme par exemple la procédure d'arrêté des comptes.
    - Au moins un élément d'identité (ex : nom, adresse mail, numéro de téléphone) de chaque copropriétaire, permettant sa convocation à l'AG, ainsi que la constitution de la feuille de présence lors de l'AG, ou encore, son éventuel dossier de mutation.
    - Informations contenues dans les dossiers de Mutation

    Le Syndic doit aussi détenir un certain nombre de documents sur la copropriété :

    - Règlement de copropriété
    - Carnet d'entretien (maintenance et travaux réailsés dans la copropriété
    - Fiche synthétique
    - PVs d'AG
    - Documents comptables

    L'utilisation de ces informations et de ces documents par l'Extranet est donc licite, au sens de l'Article6-C.
  • IV) Le droit d'accès aux données personnelles - Article 15 des RGPD :

    3.Le responsable du traitement (DPO) fournit une copie des données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement. Le responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée. Lorsque la personne concernée présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que la personne concernée ne demande qu'il en soit autrement.

    Utilisation de l'Extranet de Maitech : à tout moment l' Utilisateur peut demander une restitution des données de la copropriété gérées au moyen de l'Extranet en fonction de ses droits d'accès, sous la forme des Fichiers d'Interface. En aucune circonstance Maitech ne pourra être tenu pour responsable de manière directe ou indirecte d’un quelconque préjudice causé à l'Utilisateur ou à un tiers du fait de l’utilisation de l'Extranet de Maitech.
  • V) Le droit à l'effacement - Article 17 des RGPD :
    1.La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l'un des motifs suivants s'applique:

    b)la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a), ou à l'article 9, paragraphe 2, point a), et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement;

  • L'engagement de MAITECH est pris envers le Syndic (A charge pour celui-ci d'assurer ses obligations RGPD auprès des copropriétaires en ce qui concerne la base d 'archives, qu'elle soit sur support papier ou numérique).

  • II) Finalité des données :

    1.a) Fonctionnement du Syndic de copropriété : finalités requises par la législation sur les fonctions des Syndics de copropriété, comme rappelées ci-dessus.

  • III) Sécurité des données :

    1) L'hébergeur est une société localisée en France , et assurant à ses clients un haut niveau de sécurité vis-à-vis des intrusions illégales. L'hébergeur, en tant que sous-traitant de MAITECH, s'engage lui aussi à respecter les RGPD pour les données placées sur ses supports numériques par MAITECH : OVH - Politique de protection des données
    2) 3 niveaux de mots de passe, restreignant l'accès au site aux seules personnes habilitées.
    3) 1 mot de passe spécifique pour tous les documents. Ce mot de passe est utilisé par le serveur de l'hébergeur pour limiter le téléchargement des fichiers de documents (pdf, doc, png, etc...)
    4) Assurance que les données ne seront pas transférées à des tiers, autres que l'hébergeur, OVH.

  • IV) Accessibilité des données (Article 13 des RGPD ) - Droits d'Accès :

    L'utilisation de l'Extranet permet à l'Utilisateur un accès permanent aux données suivantes, en fonction de ses Droits d'Accès :

  • Copropriétaires :

    IV.1)Données de la copropriété (en lecture) :

    IV.1.a) Règlement de copropriété
    IV.1.b) Carnet d'entretien
    IV.1.c) Fiche synthétique
    IV.1.d) Tous documents dont la publication aura été autorisée en AG et ne contenant pas d'information spécifique sur les copropriétaires
    IV.1.e) Documents comptables présentés en AG.

  • IV.2) Données des copropriétaires :

    IV.2.a) Ses éléments d'identité
    IV.2.b) Son compte de charges personnel (450)
    IV.2.c) Ses tantièmes

  • Membres du Conseil Syndical :

    IV.3)Données comptables (en lecture) :

    IV.3.a) Journal Comptable
    IV.3.b) Bilan - Balance
  • Syndic :

    IV.3)Données comptables (en lecture - écriture) :

    IV.3.a) Journal Comptable
    IV.3.b) Bilan - Balance
    IV.3.b) Cloture des comptes - Génération des Annexes
  • V) "Droit à l'effacement" (Article 17 des RGPD) :

    Le Syndic peut demander à la société MAITECH, à n'importe quel moment, de supprimer l'Extranet de la copropriété dont il a la charge. Dans ce cas, les Données seront restituées sous forme numérique, au Syndic, au format des Fichiers d'Interface, et effacées de tous les supports numériques dont MAITECH a la responsabilité (en interne de MAITECH, et chez l'hébergeur de l'Extranet).


  • Article 8 : Assistance

  • Article 9 : Force Majeure