Article 7 : Gestion des Données et RGPD
Cet article décrit la façon dont la société Maitech se conforme aux RGPD.
Licéité du traitement - Article 6 des RGPD :

Le traitement n'est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie:

a) la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques;
c) le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;

Le Syndic est légalement tenu de la gestion de la base d'archivage (persistence, complétude, etc), de la comptabilité, des dossiers de mutations et de la gestion des Assemblées Générales. Pour ce faire, il doit pouvoir détenir un certain nombre d'informations sur la copropriété et les copropriétaires :

- Quotes-part (ou jeux de tantièmes) de chaque copropriétaire :
- Le compte de charge propre à chaque copropriétaire, permettant de suivre son règlement des charges, et d'effectuer certaines procédures comptables comme par exemple la procédure d'arrêté des comptes.
- Au moins un élément d'identité (ex : nom, adresse mail, numéro de téléphone) de chaque copropriétaire, permettant sa convocation à l'AG, ainsi que la constitution de la feuille de présence lors de l'AG, ou encore, son éventuel dossier de mutation.
- Informations contenues dans les dossiers de Mutation

Le Syndic doit aussi détenir un certain nombre de documents sur la copropriété :

- Règlement de copropriété
- Carnet d'entretien (maintenance et travaux réailsés dans la copropriété
- Fiche synthétique
- PVs d'AG
- Documents comptables

L'utilisation de ces informations et de ces documents par l'Extranet est donc licite, au sens de l'Article6-C.
IV) Le droit d'accès aux données personnelles - Article 15 des RGPD :

3.Le responsable du traitement (DPO) fournit une copie des données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement. Le responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée. Lorsque la personne concernée présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que la personne concernée ne demande qu'il en soit autrement.

Utilisation de l'Extranet de Maitech : à tout moment l' Utilisateur peut demander une restitution des données de la copropriété gérées au moyen de l'Extranet en fonction de ses droits d'accès, sous la forme des Fichiers d'Interface. En aucune circonstance Maitech ne pourra être tenu pour responsable de manière directe ou indirecte d’un quelconque préjudice causé à l'Utilisateur ou à un tiers du fait de l’utilisation de l'Extranet de Maitech.
V) Le droit à l'effacement - Article 17 des RGPD :
1.La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l'un des motifs suivants s'applique:

b)la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a), ou à l'article 9, paragraphe 2, point a), et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement;
L'engagement de MAITECH est pris envers le Syndic (A charge pour celui-ci d'assurer ses obligations RGPD auprès des copropriétaires en ce qui concerne la base d 'archives, qu'elle soit sur support papier ou numérique).
II) Finalité des données :

1.a) Fonctionnement du Syndic de copropriété : finalités requises par la législation sur les fonctions des Syndics de copropriété, comme rappelées ci-dessus.
III) Sécurité des données :

1) L'hébergeur est une société localisée en France , et assurant à ses clients un haut niveau de sécurité vis-à-vis des intrusions illégales. L'hébergeur, en tant que sous-traitant de MAITECH, s'engage lui aussi à respecter les RGPD pour les données placées sur ses supports numériques par MAITECH : OVH - Politique de protection des données
2) 3 niveaux de mots de passe, restreignant l'accès au site aux seules personnes habilitées.
3) 1 mot de passe spécifique pour tous les documents. Ce mot de passe est utilisé par le serveur de l'hébergeur pour limiter le téléchargement des fichiers de documents (pdf, doc, png, etc...)
4) Assurance que les données ne seront pas transférées à des tiers, autres que l'hébergeur, OVH.
IV) Accessibilité des données (Article 13 des RGPD ) - Droits d'Accès :

L'utilisation de l'Extranet permet à l'Utilisateur un accès permanent aux données suivantes, en fonction de ses Droits d'Accès :
Copropriétaires :

IV.1)Données de la copropriété (en lecture) :

IV.1.a) Règlement de copropriété
IV.1.b) Carnet d'entretien
IV.1.c) Fiche synthétique
IV.1.d) Tous documents dont la publication aura été autorisée en AG et ne contenant pas d'information spécifique sur les copropriétaires
IV.1.e) Documents comptables présentés en AG.
IV.2) Données des copropriétaires :

IV.2.a) Ses éléments d'identité
IV.2.b) Son compte de charges personnel (450)
IV.2.c) Ses tantièmes
Membres du Conseil Syndical :

IV.3)Données comptables (en lecture) :

IV.3.a) Journal Comptable
IV.3.b) Bilan - Balance
Syndic :

IV.3)Données comptables (en lecture - écriture) :

IV.3.a) Journal Comptable
IV.3.b) Bilan - Balance
IV.3.b) Cloture des comptes - Génération des Annexes
V) "Droit à l'effacement" (Article 17 des RGPD) :

Le Syndic peut demander à la société MAITECH, à n'importe quel moment, de supprimer l'Extranet de la copropriété dont il a la charge. Dans ce cas, les Données seront restituées sous forme numérique, au Syndic, au format des Fichiers d'Interface, et effacées de tous les supports numériques dont MAITECH a la responsabilité (en interne de MAITECH, et chez l'hébergeur de l'Extranet).