Definition des termes utilisés
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Extranet: service WEB permettant aux membres d'un copropriété, d'accéder aux versions numériques des
principaux documents de leur copropriété, par Internet (mode SaaS). Par extension, service WEB d'aide à la gestion d'une copropriété par un Syndic.
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Utilisateur : Membre de la copropriété, du Conseil Syndical, ou Syndic, utilisant les services de l'Extranet.
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Client : Syndic de la copropriété, désigné par la dernière Assemblée Générale de la copropriété.
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Navigateur : Logiciel localisé chez l'Utilisateur, permettant à celui-ci de disposer de l'Extranet,
par interprétation des pages WEB transmises par le serveur de l'Hébergeur.
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Données : Toutes les informations nécessaires à la gestion d'une copropriété, ainsi qu' au fonctionnement de l'Extranet.
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Droits d'Accès : Informations disponibles en lecture, écriture ou téléchargement, en fonction de la nature de l'utilisateur, copropriétaire,
Membre du Conseil Syndical ou Syndic.
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Fichier d'Interface : Fichiers informatiques (au format CSV ou XML) contenant les Données.
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Dématérialisation : Opérations consistant à générer les Fichiers d'Interface à partir
des documents de la copropriété et des informations transmises par le Client
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Initialisation : Opération consistant à mettre à jour l'Extranet à partir des Fichiers d'Interface
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Hébergeur : Société procurant les serveurs et les logiciels permettant le fonctionnement de l'Extranet, et sa mise à dispotion des Utilisateurs, par le réseau Internet
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Site WEB : ensemble des pages WEB et des ressources (fichiers texte, image, base de données, etc...)
dont l'interprétation ou l'exploitation par les serveurs de l'Hébergeur et le Navigateur de l'Utilisateur permettent :
- La réalisation des fonctions de l'Extranet
- La présentation de la société Maitech
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maitech.fr : nom de domaine du site WEB de la société Maitech . Ce site inclut :
- Les pages de présentation de la société Maitech
- Les Extranet des utilisateurs.
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MAITECH : Société éditrice du Site WEB, exploitante de l'Extranet en mode SaaS, et réalisant les
opérations de dématérialisation des documents.
Droit d'auteur et propriété intellectuelle
Le Site WEB, les logiciels de construction du site (CMS), les logiciels d'analyse et d'annotation sémantique de documents, les outils de gestion à distance des Données,
les ressources situées chez l'Hébergeur à l'adresse "maitech.fr" (documents texte, image, base de données, etc...), constituent une oeuvre dont Maitech
est l'auteur au sens des articles L111.1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle, soumise à la législation française et internationale.
Protection des Données - RGPD
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L'engagement de MAITECH est pris envers le Syndic (Le Client), à charge pour celui-ci d'assurer ses obligations RGPD auprès des copropriétaires en ce qui concerne la base
d 'archives, qu'elle soit sur support papier ou numérique). Lors de l'enregistrement d'une nouvelle copropriété pour un service Extranet, le Syndic doit transmettre à la société MAITECH,
les documents suivants :
- Une copie du PV d'Assemblée Générale le désignant offciellement comme syndic de cette copropriété.
- Le formulaire RGPD demandé par Maitech sera envoyé par mail au Syndic.
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La conformité aux RGPD requiert les points suivants :
Licéité du traitement - Article 6 des RGPD :
Le Syndic est légalement tenu de la gestion de la base d'archivage (persistence, complétude, etc), de la comptabilité, des dossiers de mutations et
de la gestion des Assemblées Générales. Pour ce faire, il doit pouvoir détenir un certain nombre d'informations sur la copropriété et les
copropriétaires. Le Syndic ne transmet à MAITECH que les données nécessaires à la gestion de la copropriété.
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IV) Le droit d'accès aux données personnelles - Article 15 des RGPD :
L'Extranet de Maitech contient une fonction qui permet à tout moment, à chaque Utilisateur, ou au Client, d'obtenir une restitution
des données de la copropriété, en fonction de ses droits d'accès, sous la forme des Fichiers d'Interface. En aucune circonstance Maitech ne pourra
être tenu pour responsable de manière directe ou indirecte d’un quelconque préjudice causé à l'Utilisateur
ou à un tiers du fait de l’utilisation de l'Extranet de Maitech.
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V) Le droit à l'effacement - Article 17 des RGPD :
Le Client a le droit d'obtenir du responsable du traitement (DPO) l'effacement, dans les meilleurs délais,
de données à caractère personnel le concernant, ou concernant un Utilisateur et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données
à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l'un des motifs suivants s'applique:
"La personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, conformément à l'article 6,
paragraphe 1, point a), ou à l'article 9, paragraphe 2, point a), et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement"
Le Syndic peut demander à la société MAITECH, à n'importe quel moment, de supprimer l'Extranet de la copropriété dont il a la charge.
Dans ce cas, les Données seront restituées sous forme numérique, au Syndic, au format des Fichiers d'Interface, et effacées de tous les supports numériques dont MAITECH
a la responsabilité (en interne de MAITECH, et chez l'hébergeur de l'Extranet).
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II) Finalité des données :
Les finalités requises par la législation sur les fonctions des Syndics de copropriété
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III) Sécurité des données :
1) L'hébergeur est une société localisée en France , et assurant à ses clients un haut niveau de sécurité vis-à-vis des intrusions illégales.
L'hébergeur, en tant que sous-traitant de MAITECH, s'engage lui aussi à respecter les RGPD pour les données placées sur ses supports numériques par MAITECH :
OVH - Politique de protection des données
2) 3 niveaux de mots de passe, restreignant l'accès au site aux seules personnes habilitées.
3) 1 mot de passe spécifique pour tous les documents. Ce mot de passe est utilisé par le serveur de l'hébergeur pour limiter le téléchargement
des fichiers de documents (pdf, doc, png, etc...)
4) Assurance que les données ne seront pas transférées à des tiers, autres que l'hébergeur, OVH.
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IV) Accessibilité des données (Article 13 des RGPD ) - Droits d'Accès :
Les Droits d'Accès peuvent être redéfinis, par Copropriété, dans les Conditions Particulières.
L'utilisation de l'Extranet permet à l'Utilisateur un accès permanent aux données suivantes, en fonction de ses Droits d'Accès (par défaut, en l'absence de Conditions Particulières) :
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Copropriétaires :
IV.1)Données de la copropriété (en lecture) :
IV.1.a) Règlement de copropriété
IV.1.b) Carnet d'entretien
IV.1.c) Fiche synthétique
IV.1.d) Tous documents dont la publication aura été autorisée en AG et ne contenant pas d'information spécifique sur les copropriétaires
IV.1.e) Documents comptables présentés en AG.
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IV.2) Données des copropriétaires :
IV.2.a) Ses éléments d'identité
IV.2.b) Son compte de charges personnel (450)
IV.2.c) Ses tantièmes
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Membres du Conseil Syndical :
IV.3)Données comptables (en lecture) :
IV.3.a) Journal Comptable
IV.3.b) Bilan - Balance
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Syndic :
IV.3)Toutes Données comptables (en lecture - écriture) et éléments de la base d'archives :
IV.3.a) Journal Comptable
IV.3.b) Bilan - Balance
IV.3.c) Documents de clôture des comptes - 5 Annexes Comptables
IV.3.d) Eléments d'identité des copropriétaires
IV.3.e) Comptes de charges personnels des copropriétaires (450)
IV.3.f) Différents jeux de Quote-Part des copropriétaires