Historique et principaux documents législatifs
- 1) Loi du 10 Juillet 1965
- 2) Loi SRU du 13 Décembre 2000 (Solidarité et Renouvellement Urbain)
- 3)Loi ALUR du 24 Mars 2014 (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové)
1) La comptabilité des copropriétés est une comptabilité d'engagements :
"Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement. L'engagement est soldé par le règlement"
2) La comptabilité des copropriétés est une comptabilité d'exercice :
"L'exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l'exercice. Pour le premier exercice, l'assemblée générale des copropriétaires fixe la date de clôture des comptes et la durée de cet exercice qui ne poura durer plus de dix-huit mois".
Les opérations d'arrêté des comptes se situent entre la date de clôture de l'exercice et la date de l'assemblée générale. Le délai entre ces deux dates ne peut excéder 6 mois
3) La comptabilité des copropriétés est une comptabilité en "partie double" :
"Tout mouvement ou variation enrgistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit, et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture"
Débit : flux entrant dans le compte
Crédit : flux sortant du compte
Exemples :
a) Entretien de la chaudière :
La société d'entretien effectue la prestation et envoie la facture pour un montant de 75 € : ces 75 € sont portés au Crédit du compte 401 (facture d'un fournisseur parvenue), et au débit du compte 615 (Entretien et petites réparations)
La copropriété règle par chèque la société 'entretien : les 75 € sont portés au crédit du compte 512 (Banque), et au débit du compte 401. Celui-ci est ainsi soldé.
b) Appel de fonds :
Le syndic procède à l'appel de fonds (voté en AG): le copropriétaire Mr Dupin, est de ce fait débiteur vis-à-vis de la copropriété, de 200€. Cette décision de l'AG correspond à un mouvement au crédit du compte 701 (Provisions de la copropriété),
et au débit du compte 450 (Copropriétaire). Quand Mr Dupin règle ses charges, par chèque, cette opération est enregistrée au débit du compte 512(Banque) et au crédit du compte 450. Le compte de Mr Dupin est soldé.
Livre-journal :
Enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat. Le total de la colonne "Débit" doit être égal au total de la colonne "Crédit"
(chaque opération étant considérée comme un flux d'un compte créditeur vers un compte débiteur)
Grand Livre :
Constitué à partir du Livre-journal, le Grand Livre regroupe les écritures de celui-ci, ventiliées selon le plan des comptes.
Balances :
Documents synthétisant le total des mouvements de chacun des comptes et le solde de chacun des comptes.
les copropriétés ayant une caractéristique propre liée au tantième, une seconde balance est nécessaire, selon la clé de répartition des charges.
La balance en solde permet d'établir les documents de synthèse cités ci-dessous.
les balances sont des documents intermédiaires entre les documents officiels et les annexes.
Annexe I
Ce tableau constitue une photographie de la situation financière de l'entreprise, et de sa comparaison avec la situation financière de l'année précédente.
Il contient essentiellement :
Les comptes de classe 5 (trésorerie). Les montants affichés sont des soldes (Crédit - Débit)
50 : fonds placés (compte bancaire, compte d'épargne, SICAV, etc.)
51 : banque ou fonds disponible : solde bancaire
53 : caisse : liquidités pour petites dépenses.
Les comptes de classe 1, provision pour travaux, avances, soit encore, les réserves
102 : provisions pour travaux. Montants appelés auprès des copropriétaires pour des travaux spécifiques. Les sommes sont comptabilisés dans le compte 102 tant que les travaux 'ont pas commencé.
103 : Avances
1031 : Avances de trésorerie : montant permettant à la copropriété de faire face à une éventuelle insuffisance de trésorerie. Il doit être voté en AG ou être prévu dans le règlement de la copropriété.
Elle ne peut dépasser 1/6 du budget prévisionnel.
1032 : Avances pour travaux : sommes appelées pour travaux futurs non encore votés.
1033 : Autres avances
12 : Solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles : différences entre les sommes appelées auprès des copropriétaires et celles effectivement payées aux entreprises.
Les comptes de classe 4, c'est-à-dire, les créances et les dettes de la copropriété vis-à-vis des tiers (founisseurs ou copropriétaires)
Créances (sommes dues à la copropriété):
45 : Copropriétaires / sommes exigibles restant à recevoir
459 : Copropriétaires / Créances douteuses
42 à 46 : Autres créances et débiteurs divers.
47 : Compte d'attente : sommes n'ayant pas été affectées à un poste précis de charge.
48 : compte de régularisation
Dettes (sommes dues par la copropriété) :
45 : Copropriétaires : sommes que la copropriété doit à des copropriétaires . Ces comptes doivent être soldés lors de la vente.
40 : Fournisseurs : dettes du syndicat envers des fournisseurs
401 : Factures parvenues : factures parvenues et enregistrées, mais non réglées en fin d'exercice.
42 à 44 : autres dettes
48 : comptes de régularisation : règlements effectués par des copropriétaires, concernant l'exercice suivant.
49 : Dépréciation des comptes de tiers : sommes votées en AG pour apurer des charges impayées et considiérées comme irrécouvrables.
Annexe II - compte de gestion général
L' annexe 2 a pour objet de faire apparaître l'excédent ou l'insuffisance des charges par rapport aux provisions appelées auprès des copropriétaires.
Elle utilise essentiellement les codes 6 (charges) et les codes 7 (produits)
Annexe III - compte de gestion pour opérations courantes
L' annexe 3 détaille l'analyse des opérations courantes, et compare, pour chaque poste, le montant prévisonnel (produit), et le montant réel (charge).
Elle reprend donc en partie les données de l'Annexe II
Annexe IV - compte de gestion pour travaux de l'artcile 14-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel
Cet état remplit, pour les travaux et opérations exceptionnelles présentées par nature dans le compte de gestion général la même fonction d'analyse par rubrique de répartition de charges
que l'état de l'annexe 3 pour les opérations de gestion courante
Annexe V - Etat des travaux et opérations exceptionnelles votées non clôturées
L' annexe 3 détaille l'analyse des opérations courantes, et compare, pour chaque poste, le montant prévisonnel (produit), et le montant réel (charge).
Elle reprend donc en partie les données de l'Annexe II