SYNDIC - AGENDA :

Bonjour cher gérant de copropriété,
La copropriété a été enregistrée et initialisée.
Son fonctionnement nécessite la tenue d'une première Assemblée Générale (AG)
La date d'arrêté des comptes (ADC), le nombre de règlements annuels des charges (ex : trimestrialisation), ainsi que le budget seront déterminés durant cette AG.
Ces 3 informations sont nécessaires pour déterminer les dates d'exigibilité des charges, ainsi que leurs montants.
Ces informations seront enregistrées automatiquement dans la base de données, au cours de l'AG

C'est le Syndic provisoire, nommé par le Maître d'Ouvrage (MOA - généralement, le Promoteur) qui organise la première AG. Le Syndic provisoire est tenu légalement de proposer un Syndic concurrent, afin que ce ne soit pas forcément le Syndic nommé par le Maitre d'Ouvrage qui assure la gestion de la copropriété durant l'année de GPA (Garantie de Parfait Achèvement)
Dans la mesure où vous avez fait le choix d'être Syndic privé, vous pouvez toujours proposer votre candidature durant cette AG, même si celle-ci n'est pas inscrite dans l'ordre du jour (ODJ). En cas de contestation du Syndic provisoire, il reste la possibilité de ne pas donner de majorité aux deux syndics candidats, ce qui entraîne un blocage de la situation. Il est probable que devant un tel blocage, le Syndic provisoire n'insiste pas. Le mieux reste de contacter les autres copropriétaires avant l'AG pour vous mettre d'accord.

Dans le cas où l'AG vous nomme Syndic privé, vous devrez réaliser les actions suivantes :

- 1) Charger le PV d'AG dans le système de Gestion Electronique de Documents (GED) ("Documents >> Envoi de Documents" - Type : PV_AG).

- 2) Intégrer le budget dans la base de données:
AG >> Deroulement AG >> Budget OC et travaux ou "feuille Excel >> .CSV >> Syndic >> Importation données"

- 3) Intégrer dans la base de données :
- La date d'arrêté des comptes
- Le nombre de règlements annuel.
Identite >> identite

- 4) Il est aussi possible d'entrer les identifiants bancaires, mais ceci est facultatif, ces informations ne sont pas utilisée par le système :
Copropriete >> Comptabilite >> Administration Comptabilite

L'intégration des données de la première AG peut aussi être réalisée :

- soit à l'aide d'un fichier CSV généré par une feuille Excel, et l'utilisation de la foncion "Importations Donnees"
- soit par un service Maitech.

Au cas où la majorité des copropriétaires n'ait pas voté pour un Syndic privé, il faudra attendre la deuxième AG pour le faire éventuellement. La procédure sera la même en ce qui concerne le budget, la date ADC et la trimestrialisation. Il sera aussi nécessaire de mettre à jour la comptabilité, à partir des données restituées par le Syndic précédent, et il sera aussi bon de mettre à jour l'historique, étant donné que la première année est celle de la Garantie de Parfait Achèvement (GPA), et qu'il se passe en général beaucoup d'évènements important durant cette année-là.